Créer des libellés et des filtres Gmail

Vous aimeriez trier vos mails automatiquement ? Voici une solution ci-dessous.

I. Création d'une règle de filtrage de A à Z.

1. Cliquez sur l’icône à côté du champ de recherche pour commencer à créer une règle.

Les règles dans Gmail fonctionnent de manière similaire à celles dans d'autres programmes de messagerie. Vous définissez des critères pour sélectionner ou filtrer les e-mails, puis spécifiez les actions à effectuer sur cette sélection. Vous avez également la possibilité de choisir un e-mail comme modèle pour créer un filtre. Nous allons expliquer ces deux approches ci-dessous.

Ces filtres et règles Gmail sont particulièrement utiles lorsque vous recevez un grand nombre d'e-mails. Ils permettent de trier automatiquement les e-mails système ou les newsletters moins importants, par exemple, en les rangeant dans des sous-dossiers (ou libellés Gmail). De plus, les règles de Gmail sont appliquées non seulement aux nouveaux e-mails, mais également aux e-mails existants dans votre boîte de réception, ce qui vous permet d'organiser votre boîte de réception à tout moment.

NB : Cliquez sur l'image de votre choix pour l'agrandir.

Boîte de réception Gmail : afficher les options de recherche.

2. Saisissez un ou plusieurs critère(s) de recherche ou de filtrage dans le menu qui s’ouvre.

Options de recherche et de filtrage dans Gmail.

Dans cet exemple, nous avons utilisé l'objet "Test Mail" comme critère de filtrage, mais vous avez également la possibilité de filtrer les e-mails en fonction de l'expéditeur, du contenu du message, de la taille, de l'ancienneté du message, et même de son emplacement actuel. Vous pouvez spécifier où vous souhaitez appliquer la règle en utilisant l'option "Recherche". Par exemple, vous pouvez choisir de l'appliquer à tous les messages, uniquement à la boîte de réception, aux éléments envoyés, ou aux messages non lus ou lus.

3. Confirmez le filtre Gmail en cliquant sur « Créer un filtre ».

Si vous voulez vérifier à l’avance quels emails sont inclus dans le filtre, vous pouvez cliquer sur « Rechercher ».

4. Un autre menu va s'ouvrir : Vous déterminez ici comment les emails filtrés doivent être traités.

Pour ce faire, cliquez sur les cases à cocher en regard du filtre approprié. Plusieurs choix sont possibles. Dans notre exemple, nous sélectionnons « Marquer comme lu ».

Déterminer les actions de filtrage.

5. Confirmez le filtre en cliquant sur « Créer un filtre ».

Confirmation de la création d'un filtre.

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II. Création d’une règle de filtrage via un email existant.

1. Ouvrez l’email qui sert de modèle pour la création d’une règle Gmail.

Cliquez sur les trois points situés l’un en dessous de l’autre dans le coin supérieur droit du message. Un menu contextuel s’ouvre.

Ouvrir le menu contextuel dans un email.

2. Cliquez sur « Filtrer les messages similaires ».

Menu contextuel Gmail.

Le menu avec les options de recherche décrites ci-dessus dans la première instruction (étape 2), s’ouvre. L’expéditeur du message est défini comme filtre (précédé de l’opérateur de recherche Gmail « De »).

Confirmez ce paramètre et/ou sélectionnez d’autres critères de filtrage avant de confirmer la sélection via « Créer un filtre ». Cette étape et les autres sont décrites dans les instructions précédentes à partir de l’étape 3.

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III. Modifier ou supprimer les règles de filtrage.

1. Cliquez sur l’icône des paramètres à droite du champ de recherche dans votre boîte de réception.

Ouvrir les paramètres dans la boîte de réception Gmail.

2. Dans le menu contextuel qui s’ouvre, sélectionnez « Voir tous les paramètres ».

Menu des paramètres dans Gmail.

3. Cliquez sur « Filtres et adresses bloquées ».

Paramètres de Gmail avec tous les onglets.

4. Cliquez sur « Modifier » pour la règle Gmail que vous voulez changer.

Vous serez redirigé vers la vue décrite dans les instructions pour la création d’une règle à l’étape 2. Suivez les instructions pour créer des règles Gmail.

Modifier et supprimer les règles Gmail.

Si vous voulez supprimer un filtre existant, cliquez sur l’élément « Supprimer » à côté de la règle correspondante dans la vue « Filtres et adresses bloquées ». Confirmez la suppression dans la fenêtre suivante en cliquant sur « Ok ».

Fenêtre Gmail « Supprimer le filtre ? »

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IV. Créer des libellés.

1. Ajout d'un nouveau libellé.

Contrairement à de nombreux autres programmes de messagerie, Gmail n'utilise pas de dossiers pour trier les e-mails, mais plutôt des libellés. Vous avez la flexibilité d'attribuer autant de libellés et de sous-libellés que vous le souhaitez, ce qui crée une sorte de structure de classement personnalisée, et vous pouvez les associer aux e-mails. De plus, vous avez la possibilité d'appliquer plusieurs libellés à un même e-mail.

La distinction la plus notable entre un dossier et un libellé réside dans le fait que les libellés ne dupliquent pas le contenu. En d'autres termes, même si vous attribuez plusieurs libellés à un e-mail, celui-ci demeure présent une seule fois dans votre boîte de réception. Lorsque vous supprimez un e-mail, il est également supprimé de manière complète de tous les libellés. Cette approche diffère des méthodes de classement traditionnelles, où une copie distincte de l'e-mail peut être stockée dans chaque dossier.

Créer un nouveau libellé.

2. Nommer son libellé.

Donnez un nom à votre libellé. Dans notre cas ce sera "Travail". Vous pouvez également imbriquer le libellé sous un autre pour en faire un "sous-libellé".

Par la suite, vous pourrez personnaliser votre libellé en changeant son nom ou en lui donnant une couleur spécifique.

Donner un nom à un libellé.

Vous pouvez également utiliser des libellés dans les règles de filtrage. Suivez l'étape 2 pour créer une règle ou l'étape 3 pour modifier une règle existante.